MEB yönergesine göre çocuk kulübü yönetim kurulu okul müdürünün başkanlığında oluşur (Madde 11(1)); kurulun görevleri Madde 11(2)'de sayılır. Bu yazıda, yönetim kurulunun oluşumunu, görev dağılımını, toplantı süreçlerini, kararlarda bulunması gerekenleri, örnek bir ücret kararını ve kaçınılması gereken hataları ele aldık.
Yönetim Kurulu Üyeleri ve Görevleri
👤 Başkan — Okul Müdürü
Yönerge gereği okul müdürü, yönetim kurulunun doğal başkanıdır. Madde 11 kurulun görevlerini tanımlar. Aşağıdaki görev dağılımı uygulama önerisidir:
- Toplantıları yönetmek ve gündemini belirlemek
- Alınan kararları onaylamak ve uygulanmasını takip etmek
- Kulübün İlçe MEM ile yazışmalarını yürütmek
- Mali işlemleri denetlemek ve banka hesap hareketlerini kontrol etmek
- Denetim sırasında müfettişlere hesap vermek
Gelir Payı: Toplam gelirin %7'si; Madde 16 kapsamındaki kişisel üst limitler uygulanır.
👤 Üye — Müdür Yardımcısı
Müdür yardımcısı olmayan okullarda yerine okul müdürlüğünce uygun görülen bir öğretmen görevlendirilir. Örnek görev dağılımı:
- Öğretmen programlarını düzenlemek ve güncellemek
- Yoklama ve devamsızlık takibi yapmak
- Veli iletişimini koordine etmek
- Banka hesap hareketlerini kayıt altına almak
- Malzeme ihtiyaçlarını tespit edip satın alma sürecini yürütmek
Gelir Payı: Toplam gelirin %5'i; Madde 16 kapsamındaki kişisel üst limitler uygulanır.
👤 Üye — Öğretmen veya Koordinatör Öğretmen
Kurulda kulüpte görevli bir öğretmen veya koordinatör öğretmen bulunur (Madde 11(1)). Kimlerin öğretmen, usta öğretici ya da koordinatör olarak görevlendirilebileceği görevlendirme rehberinde anlatılır. Örnek görev dağılımı:
- Haftalık ve aylık etkinlik programını hazırlamak
- Etkinliklerin yaş grubuna uygunluğunu denetlemek
- Diğer öğretmenlerle koordinasyonu sağlamak
- Etkinlik raporlarını hazırlamak
👤 Üye — Okul Aile Birliği Başkanı veya Muhasip Üyesi
Kurulda okul aile birliği başkanı veya muhasip üyesi bulunur (Madde 11(1)). Örnek görev dağılımı:
- Veli toplantılarında kulüp hakkında bilgi vermek
- Velilerin şikâyet ve önerilerini yönetime aktarmak
- Kardeş indirimi, beslenme gibi konularda veli görüşlerini iletmek
👤 Üye — Bir Veli
Çocuklarını kulübe kaydettirenler arasından okul yönetimince belirlenir (Madde 11(1)). Örnek görev dağılımı:
- Velilerin haklarını korumak ve sesini olmak
- Kulüp bütçesinin şeffaf kullanılıp kullanılmadığını takip etmek
- Etkinlik kalitesi hakkında geri bildirim sağlamak
- Toplantılara katılmak ve kararlarda oy kullanmak
Toplantı Prosedürü
Kurul, Madde 11 uyarınca görev ve sorumlulukları üyeler arasında paylaşır. Aşağıdaki adımlar toplantı hazırlığı için öneridir; belirli toplantı nisabı veya üç günlük bildirim süresi bu yönergede düzenlenmez.
- Gündemi ve gerekli belgeleri üyelere önceden iletin.
- Katılımcıları, görüşülen konuları ve kararları kaydedin.
- Kararları, aşağıdaki karar bölümünde sayılan unsurlarla il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdikli Karar Defterine işleyin (Madde 17(1)(a)).
Kurul Kararları ve Karar Defteri (Madde 17)
Kulüpte il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdikli karar defteri tutulur (Madde 17(1)(a)); evrak, defter ve dosyaların zamanında, doğru ve düzgün tutulup tutulmadığı yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi tarafından aylık olarak denetlenir (Madde 18(1)).
Her kararda bulunması gerekenler
Defterdeki her kararda şunların yer alması önerilir:
- Karar numarası, tarih ve toplantı sırası.
- Toplantıya katılan üyelerin adları ve karar altında imzaları.
- Görüşülen gündem maddesi; karar konusu tek cümleyle, gerekçesi ve dayandığı yönerge maddesiyle.
- Alınan karar, oylama sonucu ve varsa karşı oy gerekçesi.
- Tutar, oran veya süre içeren kararlarda adım adım hesap. Ücret kararında yalnızca sonucu ("ücret 45 TL olarak belirlenmiştir") yazmak, aralığın nasıl kontrol edildiğini göstermez; ders saati ücreti ve 1/6–1/4 sınırları da kararda yazılmalıdır.
- Veliyi ilgilendiren kararlarda, duyuru metninin ve EK-2 sözleşmesinin kararla tutarlı olması.
Karar türleri ve içerikleri
| Karar | Kararda bulunması gerekenler | Dayanak |
|---|---|---|
| İş bölümü | Hangi üyenin hangi işten (kayıt, mali işler, program, veli iletişimi) sorumlu olduğu | Madde 11(2)(a) |
| Etkinlik alanları ve program | Veli ve çocuk istekleri, seçilen alanlar, günlük süre, programın il/ilçe millî eğitim müdürlüğü onayına sunulduğu | Madde 11(2)(b)-(c), 7(2), 6(1)(c) |
| Kulüp ücreti | Gösterge ve katsayıdan bulunan ders saati ücreti, seçilen etkinlik saat ücretinin 1/6–1/4 aralığında olduğu (beslenme varsa 1/3), aylık ücretin faaliyet gün sayısına göre hesaplanacağı. Özel okullarda ücreti okul yönetimi belirler. | Madde 14(1)-(2), 11(2)(ç) |
| İndirim ve muafiyet | Belgeli yoksul aileler için ücretsiz veya indirimli katılım; kardeşlerden alınacak ücret (kulüp ücretinin yarısından fazla olmamak üzere); ücret alınmayan şehit, harp malulü, muharip gazi çocukları ve kontenjanın 1/10'u oranındaki yoksul ailelerin özel eğitime ihtiyacı olan çocukları (üç durumun farkı) | Madde 6(1)(a) |
| Personel görevlendirme ve ücretleri | Görevlendirilen kişiler, görevleri, etkinlik saatleri; %55 ortak payın etkinlik saatine göre paylaştırılması ve madde 16(4) üst sınırları | Madde 11(2)(d), 12(1), 16(4)-(5) |
| Muhasebe ve yardımcı personel | İdari ve mali işleri yürütecek görevli; temizlik ve beslenme personeli | Madde 13(1) |
| Alt hesap | Okul aile birliği hesabı altında çocuk kulübü alt hesabının açılması | Madde 11(2)(e) |
| Harcamalar | Harcamanın konusu, tutarı, belgesi; Okul-Aile Birliği Yönetmeliğine göre yapıldığı | Madde 15(1)-(3) |
Örnek karar metni: etkinlik saat ücreti
Aşağıdaki metin, ücret kararının nasıl yazılabileceğini gösteren varsayımsal bir örnektir. Ders saati ücretini ilgili dönemin gösterge ve katsayısıyla kendiniz hesaplayın.
Arşivleme kontrolü
- Ücret ve harcama kararlarının belgeleri Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyasında (madde 17(1)(c)).
- Kulüp denetim dosyası açık; aylık denetimde düzenlenen Çocuk Kulübü Denetim Formu (EK-6) bu dosyada saklanıyor (madde 17(1)(d), 18(1)). Formun soruları ve her soru için hazır tutulacak kayıtlar kulüp denetimi rehberinde anlatılır.
- Kararın veliye duyurulan metni ve imzalı EK-2 sözleşmeleri aynı dosyada bulunabiliyor.
Kaçınılması gereken hatalar
- Toplantı Yapılmaması: Düzenli değerlendirme yapılmadığında sorunların takibi zorlaşır. Aylık denetim, Madde 18 kapsamında ayrıca yürütülür.
- Veli Üyenin Belirlenmemesi: Kurulu veli üye olmadan oluşturmak hatalıdır. Madde 11(1), kurulda çocuklarını kulübe kaydettirenler arasından okul yönetimince belirlenen bir veli bulunmasını öngörür.
- Tek Kişilik Yönetim: Kulüp ücretlerini, personele ödenecek ücretleri ve diğer giderleri yönetim kurulu belirler; gelir ve giderlerin usulüne uygun kaydedilip harcanmasını da kurul sağlar (Madde 11(2)(ç), (d), (f)). Bu kararları okul müdürünün tek başına alması yönergeye aykırıdır.
- Birden Fazla Görevi Olana İki Kalemden Ödeme: Hem öğretmenlik hem koordinatörlük yapanlar dışında, kulüpte birden fazla görevi olan personele ücreti en fazla olan kalemden ödeme yapılır (madde 16(6)).
- Üst Sınırı Aşan Tutarı Unutmak: Madde 16(4)'teki üst sınırlara göre hesaplanan kalemlerden artan miktar aylık olarak temel giderler kalemine aktarılır (madde 16(8)). Aktarılan tutarı ilgili ayın kayıtlarında açıkça gösterin.
- Okul Yöneticisini Kulüp Öğretmeni Olarak Görevlendirmek: Okul yöneticileri kulüp öğretmeni olarak görevlendirilemez (madde 12(1)).
- Programı Onaysız Uygulamak: Kurul programı hazırlatır ve onaylatır (madde 11(2)(c)); etkinlikler il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayıyla yapılır (madde 7(2)).
Kaynaklar
Kurul rol dağılımında güncelleme öneriniz için düzeltme bildirimi gönderebilirsiniz.