Çocuk Kulübü Ücret Hesaplama Mantığı, Öğretmen Payı ve Bütçe Planlama

Çocuk kulübünde öğretmen payı yüzde kaç?

Kulüp gelirinin %55'i öğretmen, usta öğretici ve koordinatör öğretmen için ortak brüt pay havuzudur; %26'sı temel giderlere ayrılır (madde 16(1)). Kişisel hakediş bu havuzdan etkinlik saatleri ve ödeme üst limitleri gözetilerek paylaştırılır. Resmî okullarda saatlik ücreti kulüp yönetim kurulu belirler: ücret, ders saati ücretinin 1/6'sından az, 1/4'ünden fazla olamaz; beslenme hizmeti verilen kulüplerde üst oran 1/3'e kadar artırılabilir. Özel okullarda ücreti okul yönetimi belirler (madde 14).

Kaynak: MEB Çocuk Kulüpleri Yönergesi (PDF) — madde 14 ve 16

Ücretlendirme, çocuk kulübü açma sürecinin hesap gerektiren bölümlerinden biridir. "Saatlik ücret nasıl belirlenir?", "Toplam gelir nasıl hesaplanır?", "5 haftalık aylarda ne olur?" sorularını yanıtlamak için bu yazıda hesaplayıcımızın arkasındaki formülleri ve mantığı adım adım açıklıyoruz. Ardından ortak havuzdan kişisel öğretmen payına geçişi ve kulüp bütçesinin planlanmasını ele alıyoruz.

Temel Formül

Çocuk kulübü aylık gelirinin hesaplanması temelde 3 değişkene bağlıdır:

Bu formüldeki her bir bileşenin nasıl belirlendiğini inceleyelim:

Öğrenci Sayısı

Yönergeye göre grup, kulüpte görevli öğretmen ya da usta öğretici sorumluluğundaki en az 10 çocuktan oluşur (madde 4(1)(ç)); kulüp kurulabilmesi için de en az 10 çocuk gerekir (madde 5(1)). Bir kulüpteki çocuk sayısının okul öncesi eğitim kurumlarında 20'yi, ilköğretim kurumlarında 30'u geçmemesi esastır (madde 5(6)). Öğrenci sayısı geliri doğrudan etkiler.

Haftalık Etkinlik Saati

Yönergeye göre kulüp etkinliği günde en az 2, en çok 6 çalışma saati olabilir (madde 6(1)(c)). Bir etkinlik saati okul öncesinde 50, ilköğretimde 40 dakikadır (madde 4(1)(e)). Örneğin haftada 5 gün, günde 2 etkinlik saati çalışan bir kulüpte haftalık süre 10 etkinlik saatidir.

Saatlik Ücret Nasıl Belirlenir?

Yönergenin 14. maddesi şu kuralı koyar:

4 Hafta Varsayımı

Hesaplayıcımız ve aşağıdaki örnekler ayı 4 hafta kabul eder. Bu yalnızca tahmin varsayımıdır. Madde 14(2) uyarınca aylık ücret kulüp faaliyeti yapılan gün sayısına göre hesaplanır; üst limitler aşılmadan dönem için ortalama aylık ücret belirlenebilir. Tatilleri ve okulun onaylı ücret kararını ayrıca kontrol edin.

Gelir Dağılım Hesabı

Toplam gelir, Madde 16 kapsamında aşağıdaki kalemlere ayrılır. %55 öğretmen, usta öğretici ve koordinatör öğretmen için ortak brüt pay havuzudur. Kişisel hakediş, etkinlik saatleri ve ödeme üst limitleri gözetilerek paylaştırılır:

Öğretmen payı: ortak havuzdan kişisel paya

%55'lik ortak havuzdan kişisel paya giderken sıra şudur: önce toplanan ücretin tamamı madde 16(1)'deki oranlarla dağıtılır, sonra kişinin hakedişi üzerinden gelir vergisi kesilir. Kulüp gelirlerinden öncelikle yasal kesintiler düşülmez. Personel ödemeleri bordro düzenlenerek yapılır (madde 15(3)); kadrolu personele kulüp faaliyetleri kapsamında ödenen ücretler, vergi matrahlarına dâhil edilmek üzere ilgili defterdarlık muhasebe müdürlüklerine veya mal müdürlüklerine bildirilir (madde 15(4)).

Aşağıdaki örneklerde kullanılan 54,61 TL, yalnızca varsayımsal saatlik ücrettir; güncel veya resmî ücret değildir. Resmî okullar için bu tutar 1 Temmuz – 31 Aralık 2026 aralığının (36,77–55,14 TL) içinde kalır, beslenme hizmeti verilmeyen kulüplerde Ocak–Haziran 2026 üst sınırını (48,57 TL) ise aşar (beslenmeli kulüpte o dönemin üst sınırı 64,76 TL'dir); hesaplanmış sınırlar etkinlik saat ücreti 2026 sayfasındadır. Tüm örneklerde 4 hafta varsayılır ve %55 ortak brüt havuz gösterilir.

Kaçınılması gereken hatalar

• Malzeme parası karışıklığı: %26'lık temel gider payını öğretmene "malzeme parası" olarak ödemek ya da tam tersi, kırtasiye masraflarını öğretmen payından düşmek yönergeye aykırıdır. %55'lik pay kulüpte görevlendirilen öğretmen, usta öğretici ve koordinatör öğretmene ayrılır (madde 16(1)(b)); materyal alımı temel giderler kalemindedir (madde 4(1)(g), 16(1)(a)).
• Verginin önce çıkarılması: Toplam gelirden önce vergi düşüp sonra dağılım yapmak hatalıdır. Sıra, bu bölümün başında anlatıldığı gibi önce madde 16(1)'e göre dağılım, sonra kişisel vergi kesintisidir (madde 15(3), 15(4)).

Hesaplayıcının varsayımları ve hesaplamadığı durumlar

Ana sayfadaki hesaplayıcı, girdiğiniz her grup satırı için (öğrenci sayısı × haftalık etkinlik saati × 4 hafta) × saatlik ücret × %55 işlemini yapar ve grupların toplamını gösterir. Sonuç, öğretmenler, usta öğreticiler ve koordinatör öğretmen için ayrılan ortak brüt havuzdur; tek bir kişinin maaşı değildir.

Varsayımlar

• Ay 4 hafta kabul edilir. Gerçek tahakkuk, kulübün o ay faaliyet yaptığı günlere göre hesaplanır.
• %55, yönergenin 16. maddesindeki ortak paydır. Kişiler arasında fiili görev ve etkinlik saatlerine göre paylaştırılır.
• Saatlik öğrenci ücreti sizden istenir. Araç eski bir katsayı ya da varsayılan ücret kullanmaz.
• %20 ve %27 kesinti satırları yalnızca karşılaştırma içindir. Bu iki oran 2026 tarifesinde gerçekten bulunan dilimlerdir (%15, %20, %27, %35, %40); ama kişisel kesintiniz kümülatif matrahınıza bağlıdır.

Elle kontrol edebileceğiniz örnek

20 öğrenci × haftada 2 etkinlik saati × 4 hafta × varsayımsal 100 TL = 16.000 TL grup geliri. %55 ortak havuz 8.800 TL'dir. %20 kesinti karşılaştırması 7.040 TL, %27 karşılaştırması 6.424 TL verir. Hesaplayıcıya aynı değerleri girdiğinizde aynı sonuçları görmelisiniz. Bu örnekte öğretmenin fiili çalışması ayda 8 etkinlik saatidir. "160" sayısı öğrenci × saat çarpımıdır, çalışma süresi değildir.

Hesaplayıcının kapsamadığı durumlar

• Ücretsiz veya indirimli öğrenciler, iadeler ve tahsil edilmemiş tutarlar
• Öğretmen, usta öğretici ve koordinatör arasındaki fiili saate göre dağıtım
• Madde 16(4) kapsamındaki kişisel ödeme üst sınırları ve sınırı aşan tutarın temel giderlere aktarılması
• Dönem içinde değişen katsayının bütün etkileri
• Kişiye özel vergi geçmişi, istisnalar ve diğer bordro kalemleri

Kişisel dağıtımın sayısal bir örneği öğretmen ödeme kontrol listesinde yer alır.

Bütçe planlama: gelir tahmini, riskler ve aylık değerlendirme

Madde 15, kulüp giderlerinin velilerden alınan ücretlerle oluşan kulüp bütçesinden karşılanmasını düzenler. Aylık gelir tahmini için yukarıdaki temel formülü kullanın.

Tahakkuk eden ve tahsil edilen gelir

Formülle bulunan brüt gelir tahakkuk eden tutardır; hesaba fiilen yatan tutar her ay bundan farklı olabilir. Velilerin ödemeleri zamanında yapmaması, ay sonu hakediş dağıtımlarını zorlayabilir. Mahsup ve iadeler de tahsil edilen tutarı değiştirir. Geliri yalnız tahakkuk eden değil, tahsil edilen rakam üzerinden planlayın.

Planlarken dikkat edilecekler

• Resmi tatilleri hesaba katın: Yönerge madde 6 uyarınca ulusal ve resmî tatillerde faaliyet yapılmaz. Yarıyıl ve yaz tatilinde ise günlük 10 etkinlik saatine kadar faaliyet yapılabilir. Geliri onaylı fiili takvime göre değerlendirin.
• Mahsup, iade ve ücretsiz kayıtları öngörün: Veli ücreti her ay peşin öder (madde 14(2)). 7 günden fazla sağlık raporuna dayalı hastalık, doğal afet ya da anne, baba ve kardeş ölümü gibi özürlerle gelinmeyen günlerin ücreti bir sonraki ayın ücretine sayılır, sonraki ay ödeme yoksa veliye iade edilir (madde 10(3)). Hiç hizmet almadan kayıttan vazgeçen veliye ödediği aidat iade edilir (madde 10(4)). Ücretsiz ya da indirimli yararlanan çocukları da (madde 6(1)(a)) gelir tahmininden düşün; etkisini gösteren örnek indirim ve ücretsiz katılım rehberindedir.
• Malzeme bütçesini yıllık planlayın: Materyal alımı %26'lık temel gider payından karşılanır (madde 4(1)(g), 16(1)(a)); harcamalar Okul-Aile Birliği Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre yapılır (madde 15(1)). Kırtasiye alımlarında fiyatları karşılaştırın ve alımları bu yönetmeliğin harcama usullerine göre belgelendirin. Velilerden gelen malzeme bağışları da Okul-Aile Birliği ya da okul yönetimince kayıt altına alınmalıdır.
• Temel giderler kalemine giren ve çıkan diğer tutarları unutmayın: Okullar açıkken yalnız kulüp faaliyetleri için görevlendirilen personele ve yaz aylarında gün boyu çalışan temizlik, bakım ve beslenme personeline asgari ücreti geçmemek üzere ödeme yapılır; bu ödemelerdeki fark temel giderler kaleminden karşılanır (madde 16(2)). Üst limitler nedeniyle diğer kalemlerde artan tutar ise her ay temel giderler kalemine aktarılır (madde 16(8)).

Risk 1: Temel giderlerin (%26) yetmemesi

Beslenme hizmeti dışarıdan alınıyorsa ya da çok kırtasiye ve etkinlik malzemesi tüketen bir kulüp söz konusuysa %26'lık temel gider payı yetersiz kalabilir. Yönerge bu kalemi materyal alımı, beslenme, Sosyal Güvenlik Kurumu primi ve okulun diğer giderleri olarak tanımlar (madde 4(1)(g)).

Çözüm: Yıl başında gerçekçi bir malzeme ve beslenme birim maliyeti hesaplayın. Etkinlik saat ücretini yönetim kurulu, yukarıdaki sınırlar içinde velilerin ekonomik durumunu ve kulübe devam eden çocuk sayısını esas alarak belirler (madde 14(1)).

Risk 2: Kümülatif verginin göz ardı edilmesi

Gelir vergisi ve damga vergisi, brüt öğretmen veya personel payı üzerinden kesilir. Dilim geçişinin hangi ay gerçekleşeceği kişisel kümülatif vergi matrahına bağlıdır; her öğretmen için aynı ay ve oran varsayılamaz.

Çözüm: Öğretmenleri dönem başında net tutarın sabit kalmayabileceği, aylar geçtikçe kesintinin artabileceği konusunda bilgilendirin. Mutemetle aylık vergi projeksiyonu tablosu çıkarın.

Risk 3: Öğrenci sayısı düşerse bütçe açığı

Bütçesini 20 öğrenciyle planlayan bir kulüpten dönem ortasında 5 öğrenci ayrılırsa gelir %25 düşer. Bütün paylar toplanan gelirin oranı olduğu için herkesin alacağı pay da azalır.

Çözüm: Bütçeyi yalnız kayıtlı çocuk sayısıyla değil, dönem içinde kayıt sayısının düştüğü bir senaryoyla da hesaplayın (örneğin 20 çocukla başlayan kulübün 16 çocukla sürdüğü durum). Yönerge böyle bir düşüş oranı belirlemez; senaryodaki sayıyı okulun önceki dönemlerdeki kayıt ve ayrılma bilgisine göre seçin. Gelir beklenenden yüksek olursa artan tutar da madde 16(1)'deki oranlarla dağıtılır; kişisel ödemelerde madde 16(4)'teki üst limitler geçerlidir.

Aylık bütçe değerlendirmesi

Aşağıdaki maddeleri içeren düzenli bir bütçe değerlendirmesi yapılması önerilir. Yönerge bu değerlendirme için bir toplantı takvimi belirlemez; kulübün aylık denetimi madde 18 uyarınca ayrıca yapılır.

1. Banka hesabına yatan toplam para miktarı.
2. Gelmeyen ya da geciken ödemelerin velilerden takip listesi.
3. Yapılacak ödemelerin (öğretmen, usta öğretici, yönetim kurulu, destek personeli ve tedarikçiler) kalem kalem incelenmesi.
4. Bu rakamlara dayanan kararların Karar Defterine işlenmesi. Kulübün idari ve mali işlerini yürütmek üzere okulun muhasebe işlerinden sorumlu memur, yoksa sözleşmeli personel ya da müdür yardımcısı görevlendirilir (madde 13(1)(a)); ücret ve gider kararlarını ise yönetim kurulu verir (madde 11(2)(ç), (d)).

Kimler için?

• Formülün mantığını ve kapsam sınırlarını görmek isteyen öğretmenler
• Bütçe planı yapan yönetim birimleri
• Hesaplayıcı çıktısını manuel doğrulamak isteyen kullanıcılar

Kaynaklar

• MEB Çocuk Kulüpleri Yönergesi
• 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu