Çocuk kulübü karar defteri nasıl doldurulur?
Yönerge karar defterinin biçimini ve bir karara neler yazılacağını düzenlemez. Şart koştuğu iki şey vardır: defter il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdikli olur (md. 17(1)(a)) ve yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi defter ve dosyaların zamanında, doğru ve düzgün tutulup tutulmadığını her ay denetler (md. 18(1)). Yönerge kulüp ücretini (md. 11(2)(ç)), personel ücretleri ile diğer giderleri (md. 11(2)(d)), görevlendirmeleri (md. 12(1)) ve ücretsiz ya da indirimli katılımı (md. 6(1)(a)) yönetim kurulunun belirlemesine bırakır. Bizim önerimiz, bu kararların her birini deftere numara, tarih, konu, dayanak madde, varsa hesap ve kurul üyelerinin imzasıyla yazmaktır; aşağıda örnek bir kayıt var.
Kaynak: MEB Çocuk Kulüpleri Yönergesi (PDF) — madde 17(1)(a), 18(1), 11(2), 12(1) ve 6(1)(a)
Çocuk kulübü her ay denetlenir ve denetimin sonucu tek bir forma yazılır: EK-6 Çocuk Kulübü Denetim Formu. Formdaki soruların çoğu, kulübün tuttuğu defter ve dosyalarla cevaplanır. Bu sayfa önce yönergenin saydığı beş defter ve dosyayı ve her biri için örnek bir kaydı, sonra EK-6'nın her sorusunu ve o soruyu cevaplamak için hangi kaydın gerektiğini gösterir. EK-6 soruları, denetimden önce işaretlenecek bir kontrol listesi olarak yazdırılabilir.
Denetimi kim, ne sıklıkla yapar?
Yönergenin 18. maddesinin birinci fıkrasına göre kulüp, yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi tarafından aylık olarak denetlenir. Denetim sonucu hazırlanan EK-6 formu kulüp denetim dosyasında saklanır. Denetlenen hususlar maddede şöyle sayılır:
- Kulüp eğitim etkinlikleri
- Evrak, defter ve dosyaların zamanında, doğru ve düzgün tutulup tutulmadığı
- Yönetici, öğretmen ve diğer personelin görevlerini zamanında ve düzenli olarak yürütüp yürütmediği
- Benzeri diğer hususlar
Denetim yetkilisi, yönergenin 4. maddesinde il/ilçe millî eğitim müdürü, il millî eğitim müdür yardımcısı, il/ilçe şube müdürü ve il eğitim müfettişi/il eğitim müfettiş yardımcısı olarak tanımlanır. Madde 18(2)'ye göre denetim yetkilileri; il/ilçe millî eğitim müdürü, temel eğitimden sorumlu il millî eğitim müdür yardımcısı ve il/ilçe temel eğitim şube müdürüne ek olarak, ihtiyaca göre diğer il millî eğitim müdür yardımcıları, diğer şube müdürleri ve il eğitim müfettişleri/müfettiş yardımcıları arasından belirlenir. Fıkradaki sayı sınırı büyükşehir il millî eğitim müdürlükleri için 15 kişiye kadar, büyükşehirlerdeki ilçeler dahil diğer il ve ilçeler için 5 kişidir.
Tutulması gereken beş defter ve dosya
Yönergenin 17. maddesi kulüpte tutulacak kayıtları sayar. Aşağıdaki tabloda her kaydın yanında, yönergenin o kayıtla ilişkili başka hangi hükümleri olduğu yazılıdır. Yönergede yazmayan bir sorumlu ya da içerik tabloya eklenmemiştir.
| Defter / dosya (md. 17(1)) | Yönergede ilgili hükümler |
|---|---|
| a) İl/ilçe millî eğitim müdürlüğü tasdikli Karar Defteri | Yönetim kurulu kulüp ücretlerini (md. 11(2)(ç)), personele ödenecek ücret miktarı ile diğer giderleri (md. 11(2)(d)), görevlendirmeleri (md. 12(1)) ve yoksul ailelerin çocukları için ücretsiz ya da indirimli katılımı (md. 6(1)(a)(1)) karara bağlar. |
| b) Kulüp Sınıf ve Yoklama Defteri | Koordinatör öğretmen, koordinatörlüğünü yaptığı usta öğreticilerin defterini imzalar (md. 12(8)(b)). Mazeretsiz ve kesintisiz 20 gün devam etmeyen çocuğun kulüple ilişiği kesilir (md. 10(2)). |
| c) Kulüp ücretleri ile ilgili Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyası | Gelir ve giderler Okul-Aile Birliği Yönetmeliği hükümlerine göre tutulur (md. 15(2)). Personel ödemeleri bordro düzenlenerek yapılır; tüm harcama belgeleri dosyalanır ve denetime hazır hâlde bulundurulur (md. 15(3)). Veli, ücreti yatırdığı dekontu kulüp yönetimine teslim eder (md. 14(2)). |
| ç) Kulüp eğitim etkinlikleri program ve planlar dosyası | Aylık/yıllık planlar okul müdürlüğünce onaylandıktan sonra uygulanır (md. 12(4)). Etkinlikler il/ilçe millî eğitim müdürlüklerinin onayı ile yapılır (md. 7(2)). |
| d) Kulüp denetim dosyası | Aylık denetimde hazırlanan EK-6 formu bu dosyada saklanır (md. 18(1)). Bu bent 31/7/2024 tarihli değişiklikle eklenmiştir. |
Madde 17(2)'ye göre bu defter ve dosyalardan uygun olanlar elektronik ortamda da tutulabilir. Hangilerinin "uygun" sayılacağını yönerge saymaz. Karar Defteri için tasdik şartı ayrıca yazıldığından, elektronik tutma kararından önce tasdiki yapan il/ilçe millî eğitim müdürlüğüne danışın. Tasdikin nasıl ve hangi belgelerle yapılacağı da yönergede yazmaz; bunu ilçe millî eğitim müdürlüğünüzden öğrenin.
Her defter için örnek kayıt
Aşağıdaki kayıtlar varsayımsal bir okul, tarih ve tutarlarla yazılmıştır. Yönerge defterlerin sütunlarını, sayfa düzenini ya da karar yazım biçimini belirlemez; örneklerdeki düzen bizim önerimizdir. Her örneğin altındaki "Kim onaylar" satırı yönergede yazanı verir, yönergenin bir şey söylemediği yerde bunu açıkça belirtir.
a) Karar Defteri
Örnek (varsayımsal)
Karar No: 4 · Tarih: 15.09.2026 · Konu: Ücretsiz ve indirimli katılım
Örnek Anaokulu Çocuk Kulübü Yönetim Kurulu, ücretsiz ve indirimli katılım başvurularını görüşmek üzere toplanmıştır. Yoksul olduğunu belgeleyen iki velinin çocuklarının kulüpten ücretsiz yararlanmasına; kulüpte iki çocuğu bulunan üç velinin ikinci çocuğu için kulüp ücretinin yarısının alınmasına (Yönerge md. 6(1)(a)(1)) oy birliğiyle karar verilmiştir. Velilerin sunduğu belgeler ve çocukların adları karar ekindeki listededir.
Başkan (Okul Müdürü) — Üye (Müdür Yardımcısı) — Üye (Öğretmen veya Koordinatör Öğretmen) — Üye (Veli) — Üye (OAB Başkanı veya Muhasip Üye)
Ücret kararının adım adım hesaplı örneği yönetim kurulu kararları bölümündedir.
Kim onaylar: Defteri il/ilçe millî eğitim müdürlüğü tasdik eder (md. 17(1)(a)). Kararı kimlerin imzalayacağını, toplantı ve karar yeter sayısını yönerge düzenlemiyor; örnekteki imza satırları kurulun md. 11(1)'de sayılan üyeleridir.
b) Kulüp Sınıf ve Yoklama Defteri
Örnek (varsayımsal)
| Tarih | Grup | Etkinlik (saat) | Gelen / kayıtlı | Gelmeyen | İmza |
|---|---|---|---|---|---|
| 04.11.2026 | 5 yaş A | Drama: mevsimleri canlandırma (2) | 14 / 16 | No 7 (raporlu), No 12 | Usta öğretici; koordinatör öğretmen |
| 05.11.2026 | 5 yaş A | Müzik: ritim çalışması (2) | 15 / 16 | No 12 | Usta öğretici; koordinatör öğretmen |
Çocuklar kayıt numaralarıyla yazılmıştır. "Gelmeyen" sütunu, mazeretsiz ve kesintisiz 20 gün devamsızlığı (md. 10(2)) ve 7 günden uzun raporlu devamsızlıkta ücretin sonraki aya sayılmasını (EK-2 madde 4) izlemeye yarar.
Kim onaylar: Koordinatör öğretmen, koordinatörlüğünü yaptığı usta öğreticilerin defterini imzalar (md. 12(8)(b)). Defteri kimin tutacağını, öğretmenin kendi grubunda defteri kimin imzalayacağını ve defterin biçimini yönerge düzenlemiyor.
c) Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyası
Örnek (varsayımsal)
| Sıra | Tarih | Açıklama ve belge | Gelir | Gider |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 03.11.2026 | Kasım ayı kulüp ücretleri; 20 veli dekontu (md. 14(2)) | 36.000,00 TL | |
| 2 | 12.11.2026 | Etkinlik materyali; fatura, birlik yönetim kurulu kararı ve taşınır işlem fişi (OAB Yönetmeliği md. 18(1), 18(3)) | 1.250,00 TL | |
| 3 | 30.11.2026 | %1 denetim payı; il millî eğitim müdürlüğü hesabına yatırılan dekont (md. 16(1)(e), 16(9)) | 360,00 TL | |
| Toplam | 36.000,00 TL | 1.610,00 TL | ||
| Gelir − gider | 34.390,00 TL | |||
Bizim önerimiz, bordroyla yapılan personel ödemelerini de bordro numarasıyla aynı deftere gider olarak yazmaktır; örnekte ay sonu bordrosu gösterilmedi. Payların hesabı ve bordro kontrolü çocuk kulübü bordro örneğinde, harcamanın adımları okul-aile birliği harcama usulü rehberindedir.
Kim onaylar: Yönerge bu defter için bir tasdik makamı yazmaz; gelir ve giderlerin Okul-Aile Birliği Yönetmeliğine göre tutulacağını söyler (md. 15(2)). Yönetmelikte harcamalar birlik yönetim kurulunun kararıyla yapılır, bankadaki para birlik başkanı ile muhasip üyenin müşterek imzasıyla çekilir (yönetmelik md. 18(1)-(2)); birliğin kendi gelir-gider defteri il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdik edilir (yönetmelik md. 23(2)). Defterin sütunlarını ne yönerge ne yönetmelik düzenliyor.
ç) Kulüp eğitim etkinlikleri program ve planlar dosyası
Örnek (varsayımsal)
Dosya içindekiler — 2026-2027
- Kulüp açılış onayının (EK-1) örneği; etkinlik alanları bu onayda yazılıdır.
- Kulüp etkinlik programı: alanlar, günler ve günlük etkinlik saati — yönetim kurulu kararı no 2.
- Yıllık plan — hazırlayanlar: usta öğretici ve koordinatör öğretmen; okul müdürlüğü onayı 18.09.2026.
- Kasım 2026 aylık planı — okul müdürlüğü onayı 30.10.2026.
Yıllık planın taslağı yıllık plan sihirbazıyla hazırlanabilir.
Kim onaylar: Aylık ve yıllık planları usta öğretici/öğretmen ve koordinatör öğretmen hazırlar, okul müdürlüğü onaylar (md. 12(4), 12(8)(a)). Yönetim kurulu programı hazırlatır ve onaylatır (md. 11(2)(c)); etkinlikler il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayıyla yapılır (md. 7(2)).
d) Kulüp denetim dosyası
Örnek (varsayımsal)
Kasım 2026 EK-6 formunun "önceki denetim" alanları
- Bir önceki denetim tarihi: 14.10.2026
- Bir önceki denetimi yapan kişilerin adı soyadı: iki denetim yetkilisinin adı
- Bir önceki denetimde görülen eksiklik var mı?: Evet
- Varsa görülen eksiklikler: Ekim ayında kaydolan iki çocuk için EK-2 sözleşmesi imzalanmamış.
- Alınan tedbirler: Sözleşmeler 17.10.2026'da velilere imzalatıldı ve kayıt dosyasına konuldu.
Kim onaylar: EK-6'nın imza bölümünde iki denetim yetkilisi ile kulüp yönetim kurulu başkanının imzası ve denetim tarihi yer alır; form kulüp denetim dosyasında saklanır (md. 18(1)).
EK-6 formunun bölümleri
Formun kendisinde bölüm başlığı yoktur; alanlarını dört grupta ele aldık:
- Kurum ve kulüp bilgileri: Kurum kodu ve adı, iletişim bilgileri, öğretim şekli, kulüpte görevli öğretmen ve usta öğretici sayısı, kulüp açılış onay tarihi ve sayısı, kulüpte verilen faaliyet türleri, okuldaki ve kulüpteki öğrenci sayısı, kulüpten ücretsiz faydalanan (şehit/gazi/yoksul) öğrenci sayısı.
- Önceki denetim: Bir önceki denetimin tarihi, yapan kişilerin adı soyadı, görülen eksiklikler ve alınan tedbirler.
- Evet/hayır soruları: Aşağıdaki tabloda tek tek ele alınan 15 soru; önceki denetimde eksiklik görülüp görülmediği sorusu da bunların arasındadır.
- Açık uçlu sorular ve imzalar: Öğrenci ve velilerle yapılan görüşmelerde memnuniyet durumu, etkinliklerin yapıldığı alanlar ve diğer hususlar. İmza bölümünde iki denetim yetkilisi, kulüp yönetim kurulu başkanı ve denetim tarihi için yer vardır.
Birinci bölümdeki "kulüp açılış onay tarihi ve sayısı", kulübün kuruluşunda il/ilçe millî eğitim müdürlüğünden alınan onaydan (md. 5(1), EK-1) gelir. "Ücretsiz faydalanan öğrenci sayısı" için yönergenin 6. maddesi, durumun belgelendirilmesini şart koşar; üç durumun farkı indirim ve ücretsiz katılım rehberinde anlatılır.
Her soru için hazırlanacak kayıt
Soruların ifadesi EK-6'dan aynen alınmıştır. Orta sütun, soruyu cevaplamak için elinizde olması gereken kaydı; sağ sütun, o kaydı gerektiren yönerge hükmünü gösterir. Tabloyu denetimden önce işaretlenecek bir kontrol listesi olarak yazdırabilirsiniz; çıktıda her soruya bir "☐ Evet ☐ Hayır" sütunu eklenir.
EK-6 denetimine hazırlık — kontrol listesi
Kulüp: ____________________ Ay: __________ Kontrol eden: ____________________
| EK-6'daki soru | Hazır tutulacak kayıt | Dayanak | Durum |
|---|---|---|---|
| Kulüpte görevli koordinatör öğretmen sayısı yönerge doğrultusunda belirlenmiş mi? | Görevlendirme kararları; usta öğretici sayısı | md. 12(2): bir koordinatör öğretmen; usta öğretici sayısı üçü geçerse ikinci koordinatör görevlendirilebilir; okul öncesinde görevlendirilen lisans/ön lisans çocuk gelişimi mezunları için koordinatör görevlendirilmez | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Bir önceki denetimde görülen eksiklik var mı? | Önceki ayın EK-6 formu ve eksikliklere karşı alınan tedbirlerin kaydı | md. 18(1); EK-6 "Alınan tedbirler" alanı | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübünde görevli personele Yönergede belirtilen oranlarda ödeme yapılıyor mu? | Aylık bordrolar, EK-3 bütçe tablosuna göre yapılan hesap, gelir ve harcama belgeleri | md. 15(3), 16(1), 16(3), 16(4) | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübüne kayıt yaptıran çocuklar için EK-2 Çocuk Kulübü Sözleşmesi dolduruluyor mu? | Her kayıtlı çocuk için veliyle imzalanmış EK-2 | md. 9(3) | ☐ Evet ☐ Hayır |
| EK-4 Kayıt Formu dolduruluyor mu? | Doldurulmuş EK-4 formları | md. 5(4): çocuk kulübü kurulamayan okullardan gelen çocuklar için okul öncesi eğitim kurumlarında doldurtulur | ☐ Evet ☐ Hayır |
| EK-5 Acil Durumlarda Başvurulacak Kişiler Formu dolduruluyor mu? | Doldurulmuş EK-5 formları | md. 5(4): EK-4 ile aynı durum | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Okulun fiziki imkânları çocuk kulübü etkinlikleri için yeterli mi? | Etkinliklerin yapıldığı sınıf ve alanların listesi | md. 5(1): kuruluş şartları arasında fizikî imkânların yeterli olması ve uygun eğitim ortamı bulunması | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Okulun bakım ve temizliği çocuk kulübü etkinlikleri için yeterli midir? | Temizlik ve beslenme işlerinde görevlendirilen yardımcı personelin görevlendirme kararı | md. 13(1)(b); bu personelin payı md. 16(1)(d) ve 16(7) | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübünde beslenme/yemek hizmeti veriliyor mu? | Beslenme hizmeti varsa ücret kararında bunun belirtilmesi | md. 14(1): beslenme hizmeti verilen kulüpte üst oran 1/4 yerine 1/3'e kadar çıkabilir; md. 4(1)(g): beslenme temel giderlerdendir | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Öğretmenlere yapılan ödemeler vergi matrahlarına ekleniyor mu? | Kadrolu personele yapılan ödemelerin defterdarlık muhasebe müdürlüğüne ya da mal müdürlüğüne bildirildiğini gösteren yazılar | md. 15(4) | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Usta öğreticiler için aylık ödeme ve SGK primi ödemeleri mevzuata uygun olarak yapılıyor mu? | Usta öğreticinin sözleşmesi, bordrosu ve prim ödeme belgeleri | md. 12(6): sözleşmeli çalıştırılıyorsa kısmi zamanlı sözleşme imzalanır, hizmet alımı yöntemi de kullanılabilir; md. 4(1)(g): SGK primi temel giderlerdendir; md. 16(4): aylık brüt ödeme üst sınırları | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübü etkinlikleri öğrencilerin yaş ve gelişim durumlarına göre belirlenmiş mi? | Onaylı aylık/yıllık planlar | md. 6(1)(b), 7(2), 12(4) | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübü etkinlikleri ders saatleri dışında mı yapılıyor? | Kulüp çalışma saatlerini gösteren program ve yoklama defteri | md. 4(1)(c): kulüp faaliyetleri eğitim/ders saatleri dışında yapılır; md. 6(1)(c): etkinlikler en geç 18.30'da biter | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübü etkinlikleri ile ilgili olarak öğrenciler ile görüşme yapıldı mı? | Formdaki "görüşlerinizi belirtiniz" ifadesinden, bu iki sorunun denetim yetkilisinin denetim sırasında kendi yaptığı görüşmeleri sorduğu anlaşılıyor. Yönerge kulübe bunun için ayrı bir kayıt yükümlülüğü yazmaz. | EK-6 | ☐ Evet ☐ Hayır |
| Çocuk kulübü etkinlikleri ile ilgili olarak veliler ile görüşme yapıldı mı? | ☐ Evet ☐ Hayır |
%1 denetim payı nereye gider?
Denetim yetkililerine yapılacak ödeme kulüp gelirinden karşılanır, ama okul bu ödemeyi kişilere doğrudan yapmaz. Yönergenin 16. maddesine göre akış şöyledir:
- Kulüp gelirinin %1'i denetim yetkililerine ayrılır (md. 16(1)(e)).
- İl millî eğitim müdürlüğü adına bir banka hesabı açılır. Kulüp açan okullar bu %1'i her ay bu hesaba yatırır (md. 16(9)).
- Hesapta toplanan tutar, il genelindeki denetim yetkililerine dağıtılır. Bir denetim yetkilisinin aylık brüt ödemesi, ek gösterge dahil en yüksek devlet memuru brüt aylığının %275'ini geçemez (md. 16(4), 16(9)).
- Hesapta kalan para, okulların gönderdikleri oran doğrultusunda ay sonunda okulların çocuk kulübü ile ilişkili hesaplarına geri aktarılır (md. 16(9)).
Varsayımsal örnek: Bir ayda 40.000 TL gelir toplayan kulüp, il hesabına 400 TL yatırır. Ay sonunda il hesabında dağıtılmayan tutar kalırsa, bu kulübün payı gönderdiği orana göre geri gelir.
Aylık denetimden önce
Aşağıdaki sıra, yukarıdaki tabloyu her ay tekrar edilebilir bir hazırlığa çevirir. Her adımın dayanağı yukarıdaki tabloda yazılıdır.
- Önceki ayın EK-6 formunu denetim dosyasından çıkarın; eksiklik yazıldıysa alınan tedbiri belgeleyin.
- Karar Defterinde o aya ait ücret, görevlendirme ve indirim kararlarının işlendiğini kontrol edin.
- Yoklama defterinde koordinatör imzalarını ve 20 günlük devamsızlık durumlarını kontrol edin.
- Veli dekontlarını, bordroları ve harcama belgelerini gelir ve harcama dosyasında bir araya getirin; %1'in il hesabına yatırıldığını gösteren dekontu ekleyin.
- Kadrolu personel ödemelerinin vergi matrahı bildirim yazısını ve usta öğretici prim belgelerini dosyaya koyun.
- Yeni kayıtlar için EK-2 sözleşmelerinin, gerekiyorsa EK-4 ve EK-5 formlarının tamam olduğuna bakın. Hangi alanın neyle doldurulduğu sözleşme ve kayıt formu sayfasındadır.
- Uygulanan programın okul müdürlüğünce onaylı plan ile aynı olduğunu kontrol edin.
Kaynaklar
Bu sayfada hata görürseniz düzeltme talebi iletebilirsiniz.